Tipps zum Zeitmanagement

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Tipps zum Zeitmanagement

So mancher Arbeitstag rauscht vorbei wie ein ICE auf Durchreise. Ständig läutet das Telefon, Whattsapp Nachrichten kündigen sich an, ein Email erscheint unten rechts am Bildschirm oder Facebook meldet sich zu Wort. „Nur mal kurz reinschauen, ob es wichtig ist.“ oder „ganz kurz darauf antworten“, denkt sich da die Eine oder Andere, schon vergehen Minuten, mit unter Stunden, die man besser der aktuellen To Do Liste gewidmet hätte. Abends fühlst du dich als wäre ein LKW über dich hinweggerollt, aber so richtig produktiv war der Tag nicht. Schlimmer noch, durch das schnelle Hin- und Her zwischen den Kommunikationskanälen, sind dir Informationen durchgerutscht. Du hast hier oder dort etwas falsch verstanden oder übersehen!

Du entscheidest über deine Zeit, nicht dein Gerät!

Heute möchte ich dir 3 einfache Tipps auf den Weg geben, die du sofort umsetzen kannst um wieder mehr Kontrolle über dein Zeitmanagement zu erlangen. Ein gutes Zeitmanagement minimiert deine Kommunikationsfehler und beugt Konflikten vor!

1.) Schalte Benachrichtigungen am Handy aus!

Social Media bzw. Messenger Dienste wie zum Beispiel Facebook, Whattsapp, Xing & Co melden sich zu Wort, wenn neue Nachrichten eintreffen. Diese Funktion kann in den jeweiligen Benachrichtigungseinstellungen ausgeschalten werden. Kein Piepen oder Vibrieren reißt dich nun aus der Konzentration. Stattdessen kannst du deine neuen Nachrichten zu fixen Zeiten zwischen deinen Aufgaben oder auch nur 2-3 x am Tag kontrollieren und beantworten. Finde hier den Rhythmus, der am besten zu dir und deiner Tätigkeit passt!

2.) Posteingang zu fixen Zeiten checken!

Was für deine mobilen Geräte gilt, solltest du auch mit deinem Posteingang durchsetzen: keine permanenten Email Pop Ups (die Nachricht meist unten rechts, dass ein neues Email eingetroffen ist). Stell dir das ganze einmal im historischen Kontext vor: du sitzt beim Schreibtisch und verfasst einen Brief. Plötzlich klingelt es an der Tür und der Postbeamte bringt einen Brief. Du stehst auf, holst diesen ab, kommst zurück und schreibst weiter. Keine 10 Minuten später klingelt es erneut. Du stehst wieder auf, gehst zur Türe und holst das nächste Schreiben ab. Wie kann hier Produktivität und Konzentration entstehen?

So geht es dir digital jedesmal, wenn ein Email Pop Up aufleuchtet. Sofort drehen sich die Gedanken um den Inhalt der Nachricht und ob es wichtig ist. Besser Emails zu fixen Zeiten checken und gleich beantworten oder bei aufwändigeren Aufgaben eine Notiz anlegen. Beim Durcharbeiten des Posteingangs hat mir vor allem das Konzept des „Gettings Things Done“ sehr geholfen.

3.) Denke nach bevor du ein Email sendest!

Bedenke, dass je mehr Emails zu versendest, desto mehr Antworten wirst du erhalten. Benutze Email nicht wie einen Chat, wo es darum geht einzelne Sätze oder Informationen hin- und herzuschicken. Sollte das einmal passieren, dann überwinde dich und greife gleich zum Hörer und rufe dein Gegenüber an, denn offensichtlich habt ihr beide gerade Zeit das Thema zu besprechen. (Und es lässt sich schneller und konkreter klären)

Oft ist eine schriftliche Kommunikation von Vorteil, da die Dokumentation gleichzeitig gewährleistet ist. In diesem Fall warte ab bis es dir möglich ist eine umfassende Email zu schreiben. So kannst du alle Punkte gleichzeitig abklären. Klar, ein Roman sollte es nicht werden, aber kompakt alle zu bedenkenden Themen auf einmal zu schicken, hat Vorteile.

Ich bin mir sicher, dass dein verantwortungsbewusster Umgang mit den digitalen Medien auch auf deine Kommunikationspartner abfärben wird. Indem du dich nicht auf Chat-Emails einlässt (sondern gleich anrufst oder abwartest um dann ausführlich zu antworten), wird dein Gegenüber in Zukunft auch überlegter handeln.

Mit diesen Tipps wünsche ich dir einen angenehmen Arbeitstag! Behalte diese Dinge im Hinterkopf, achte auf dein Zeitmanagement und vermeide dadurch Kommunikationsfehler, die zu Konflikten führen können!

Autor: DI (FH) Stefanie Jirgal

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